Checklist para documentar un hospedaje antes de un reclamo

Documentar ayuda, pero no garantiza aprobación

Un expediente puede respaldar hechos, propiedad y valores. No confirma que la pérdida sea elegible ni sustituye los requisitos del contrato o programa.

Pregunte qué evidencia y plazos aplican antes de necesitar presentar un aviso.

Inventario previo

• Descripción, marca, modelo, serial, cantidad y estado por habitación.
• Facturas, comprobantes o cotizaciones que expliquen el valor.
• Fotos generales y de detalle; videos fechados del estado.
• Actualización después de compras, reparaciones o remodelaciones.

Mantenimiento y seguridad

• Bitácoras de techo, electricidad, tuberías, gas, piscina, balcones y escaleras.
• Órdenes de trabajo, informes técnicos, facturas y fotos.
• Revisión de extintores, detectores, iluminación y cerraduras.
• Defectos detectados, fecha de corrección y responsable.

Reserva, check-in y checkout

• Canal, código, unidad, fechas, ocupación y contacto autorizado.
• Confirmaciones, cambios, reglas aceptadas y comunicaciones.
• Quién inspeccionó o limpió antes y después.
• Pagos y políticas en reservas directas.

Durante y después de un incidente

• Priorice seguridad y emergencias.
• Registre fecha, hora, lugar, personas y hechos sin atribuir responsabilidad.
• Fotografíe antes de limpiar o reparar cuando sea seguro.
• Prepare cronología, conserve mensajes y notifique dentro del plazo.
• No deseche bienes sin preguntar si deben inspeccionarse.

Estimaciones, cámaras y privacidad

Solicite presupuestos desglosados y separe gastos ordinarios de los relacionados con el incidente. Conserve recibos y explique medidas urgentes de mitigación.

Para videovigilancia, confirme avisos, ubicación, retención y acceso legalmente apropiados. Las cámaras no sustituyen inventario ni inspecciones.

Si la reserva fue de Airbnb

Verifique términos vigentes. Las fuentes consultadas describen una gestión frente al huésped dentro de 14 días del checkout y un formulario contractual dentro de 30 días; son pasos distintos.

Host Damage Protection es una garantía contractual sujeta a términos y no asegura un pago.

Respaldo y expediente maestro

• Carpeta separada por propiedad e incidente.
• Nombres con fecha, unidad y tipo de documento.
• Copia segura fuera del dispositivo de la propiedad.
• Póliza, endosos, contactos, plazos y número de caso.
• Prueba periódica de que los archivos abren y están completos.